LÀM VIỆC ONLINE, CHIẾN LƯỢC HIỆU QUA TRONG MÙA DỊCH COVID CỦA CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ LẺ
Làm việc từ xa không chỉ là chiến lược hiệu quả riêng trong mùa dịch bệnh Covid-19 mà nên được “bình thường hóa” trong môi trường làm việc số hiện nay.
“Trong giai đoạn này, khi dịch Covid-19 lây lan nhanh chóng, mối quan tâm lớn nhất của mọi người là an toàn của bản thân và người thân, ai cũng lo lắng vì không biết mình sẽ thành ‘F’ mấy, nên đều hạn chế ra ngoài và hạn chế tiếp xúc,” ông Trần Viết Huân, CTO Sơn Kim Group nêu vấn đề tại buổi webinar (hội thảo video trực tuyến) được cộng đồng CIO Việt Nam tổ chức cuối tuần rồi.
Buổi webinar diễn ra khoảng 1 tiếng đồng hồ thông qua công cụ Microsoft Teams với hàng trăm người tham gia từ xa, ở nhà riêng hoặc nơi làm việc. Nội dung trình chiếu được thể hiện trên thiết bị riêng của mỗi cá nhân. Cách tổ chức hội thảo trên kênh trực tuyến này là minh chứng sinh động cho chủ đề “xây dựng môi trường làm việc số”.
Các chuyên gia công nghệ, nhà quản lý doanh nghiệp là diễn giả của buổi webinar nhận định tình hình dịch bệnh Covid-19 thử thách cả xã hội nhưng cũng là cơ hội cho chiến lược làm việc từ xa tại các công ty toàn cầu nói chung và công ty Việt Nam nói riêng.
Đặc biệt với những công ty hướng đến chuyển đổi số, đây là cơ hội tốt để làm “phép thử” trong môi trường thực tế, để sau khi dịch bệnh kết thúc, cách làm việc, tương tác, chia sẻ cũng sẽ thay đổi, góp phần thúc đẩy cách làm việc trực tuyến.
Hiện nay, cách phổ biến tại các công ty có nhiều trụ sở là hạn chế nguy cơ lây nhiễm bệnh bằng cách phân tán rủi ro. Ví dụ, họ chia nhân viên thành các nhóm làm việc trong các tòa nhà khác nhau, phòng trường hợp nếu một tòa nhà bị cách ly do có người nhiễm bệnh thì vẫn còn tòa nhà khác tiếp tục hoạt động.
Tuy nhiên, rủi ro tất cả tòa nhà đều bị ngưng trệ vẫn có thể xảy ra, khi “thời gian chờ” một ca nhiễm bệnh hiện đến 14 ngày. Do đó, để đảm bảo công việc được liên tục nhưng vẫn an toàn cho nhân viên, làm việc từ xa, làm việc tại nhà được đánh giá là lựa chọn tốt nhất hiện nay.
Ông Đào Hữu Phúc, phó phụ trách bộ phận Công nghệ và Tổ chức vận hành (Deputy CTOO), - công ty Bảo hiểm nhân thọ FWD Việt Nam cho biết, công ty đã kích hoạt nhanh chế độ làm việc liên tục ngay khi dịch bệnh xảy ra. Hiện tại 20% nhân viên trong tổng số 400 nhân viên văn phòng của công ty đang làm việc tại nhà.
“Trước đây chúng tôi vốn đã không dùng hồ sơ giấy, không duy trì đội ngũ thu tiền mặt. Việc tư vấn và giao dịch đều qua các thiết bị điện tử và các kênh thanh toán thẻ, chuyển khoản, kênh thu hộ… Nhờ chính sách không giấy tờ, không gặp khách hàng, việc mua sản phẩm cũng được thực hiện qua kênh trực tuyến, công ty vẫn hoạt động đúng kế hoạch trong bối cảnh khó khăn này,” ông Phúc chia sẻ.
Với 3 chi nhánh ở TP.HCM, 1 chi nhánh ở Hà Nội và 11 chi nhánh khắp Việt Nam, FWD Việt Nam vẫn duy trì được hiệu suất 70-80% trong trường hợp chỉ còn một tòa nhà hoạt động, theo ông Phúc.
Tuy nhiên, việc chuyển lên môi trường số đặc biệt khó khăn với các công ty mang đặc thù làm việc nhiều ở hiện trường. Chẳng hạn ở công ty kinh doanh lĩnh vực logistics CJ Gemadept Logistics Holdings với 40 kho bãi, 20 cảng biển và 500 đầu xe, các tài xế, nhân viên kiểm đếm… buộc phải có mặt ở hiện trường. Tuy nhiên công ty vẫn “online hóa” các bộ phận khác.
Nguyễn Thanh Cường, giám đốc bộ phận IT cho biết, năm qua CJ Gemadept Logistics Holdings đã dần triển khai quản lý làm việc từ xa, chuyển các cuộc họp lên trực tuyến để tiết kiệm thời gian di chuyển và tài nguyên phòng họp… "Cách làm này rất hữu ích trong đợt dịch bệnh vì tránh phải gặp mặt trực tiếp và giúp nhiều nhân viên thay đổi nhận thức về làm việc trực tuyến,” theo ông Cường.
Hiện nay, chọn cách quản lý công việc theo dự án bằng cách đo lường thời gian triển khai, thời gian hoàn thành… rồi điều hướng nhân viên thực hiện. Việc quản lý công việc được cá nhân hóa trên thiết bị của mỗi người cũng đang dần phổ biến. Tại Unilever, phương thức này được triển khai theo một khung chuẩn, sau đó các công ty ở từng quốc gia áp dụng tùy biến cho phù hợp.
Với hơn 150 nhà phân phối và các nhà máy ở TP.HCM, Hà Nội, lượng dữ liệu của Unilever Việt Nam khá lớn nên vấn đề quan trọng là tối ưu hóa quản lý dữ liệu, quản lý trải nghiệm người dùng… Theo phương châm “mọi lúc, mọi nơi, mọi thiết bị”, công ty số hóa càng nhiều càng tốt, từ dùng hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu trên kho điện tử đến ký tá văn bản cũng trên kênh này.
“Trong tuần này, văn phòng chính của công ty làm việc 100% ở nhà vẫn không ảnh hưởng đến năng suất. Việc đóng cửa văn phòng rất nhẹ nhàng, chỉ cần gửi thông báo đến nhân viên,” ông Nguyễn Bảo Tri, giám đốc Công nghệ thông tin của Unilever Việt Nam cho biết.
Ông Phùng Anh Khoa, trưởng bộ phận IT của một tập đoàn đa quốc gia về thời trang và mỹ phẩm, nhận định việc áp dụng làm việc từ xa nên đi theo một lộ trình dựa trên văn hóa doanh nghiệp.
“Làm việc từ xa không nên thực hiện sơ sài cho qua mùa dịch mà phải từng bước tăng tính cam kết thực hiện của toàn bộ nhân viên. Đầu tiên là phải lên các khung quy định cơ bản, tiếp đó mới tìm hạ tầng cơ sở phù hợp, chọn công cụ, cập nhật các công cụ để tối ưu hóa…,” theo ông Khoa.
Các chuyên gia tại sự kiện đều cho rằng phương án làm việc từ xa cần được lên chiến lược rõ ràng và triển khai bài bản, để đến khi sự cố xảy ra thì lập tức chủ động phản ứng như công việc thường ngày.
Các thử thách khi làm việc từ xa trên môi trường số
- Hiệu quả công việc có thể giảm, nhất là đối với người không có tính kỷ luật cao. Việc quản lý có thể thực hiện thông qua hình thức video.
- Vấn đề bảo mật thông tin có thể bị đe doạ. Để tránh kẻ gian tấn công hoặc nhân viên bị áp đặt thực hiện các giao dịch không hợp lệ, cần có hai người thực hiện riêng việc giao dịch và phê duyệt giao dịch.
- Nhiều đặc thù công việc không cho phép làm việc từ xa. Cần cân nhắc áp dụng mô hình này đúng đối tượng nhân viên.
Áp dụng các phân tích trên, hiện nay DVDL & Đồng Phục nDư đã đóng cửa toàn bộ các VPGD và cho nhân viên làm việc online tại nhà nhằm đảm bảo an toàn cho khách hàng và cho cá nhân CBCNV. Tuy nhiên, làm việc qua online khá là bất cập nhưng toàn thể CBCNV sẽ cố gắng hết sức để hỗ trợ cho Quý khách hàng và Đối tác.
Nguồn: forbesvietnam.com.vn